Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới
Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là chứng từ giao dịch do người bán lập, ký số và gửi cho người mua qua phương tiện điện tử. Việc triển khai HĐĐT giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, quản lý minh bạch, và tuân thủ đúng quy định pháp luật theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp mới thành lập hoặc chưa sử dụng hóa đơn điện tử cần thực hiện đăng ký với cơ quan thuế. Việc đăng ký thực hiện trực tuyến qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế:
https://hoadondientu.gdt.gov.vn
Các bước đăng ký:
- Truy cập Cổng hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
- Đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử (ETAX) của doanh nghiệp.
- Chọn chức năng “Đăng ký/Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử” (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT).
- Điền đầy đủ thông tin doanh nghiệp, lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (nếu sử dụng qua tổ chức trung gian), hoặc lựa chọn sử dụng trực tiếp từ cơ quan thuế.
- Ký điện tử và nộp tờ khai. Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo phê duyệt qua hệ thống.
2. Chuẩn bị điều kiện kỹ thuật
Để phát hành và quản lý hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Chữ ký số (USB Token hoặc ký số từ xa MYSIGN, Viettel-CA, VNPT-CA...).
- Máy tính kết nối Internet ổn định.
- Phần mềm hóa đơn điện tử do đơn vị cung cấp dịch vụ triển khai (ví dụ: Viettel S-Invoice, VNPT Invoice, MISA MeInvoice...).
3. Phát hành hóa đơn điện tử
Khi đã được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp có thể bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử:
- Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử.
- Lập hóa đơn: nhập thông tin người mua (tên, mã số thuế, địa chỉ, hàng hóa, dịch vụ, giá trị...).
- Ký số trên hóa đơn bằng chữ ký điện tử của doanh nghiệp.
- Gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc link tra cứu.
4. Quản lý và lưu trữ hóa đơn
Tất cả hóa đơn điện tử phát hành sẽ được lưu trên hệ thống phần mềm và đồng bộ với cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần:
- Phân quyền quản trị để nhân viên kế toán dễ dàng tra cứu.
- Lưu trữ dữ liệu định kỳ để phòng trường hợp mất mát thông tin.
- Thường xuyên đối chiếu với báo cáo thuế để đảm bảo tính chính xác.
5. Báo cáo và kê khai thuế
Hóa đơn điện tử được tích hợp trực tiếp với hệ thống quản lý thuế. Doanh nghiệp chỉ cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
Trong trường hợp phát sinh sai sót, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế trực tiếp trên phần mềm, sau đó gửi lại cho khách hàng.
Kết luận
Việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc theo quy định pháp luật hiện hành. Doanh nghiệp mới nên chủ động đăng ký tại Cổng hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, đồng thời lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín để đảm bảo quá trình phát hành, quản lý và lưu trữ hóa đơn an toàn, nhanh chóng và tuân thủ quy định.
