Hướng dẫn cấu hình Email gửi hóa đơn Viettel
Cấu hình Email gửi hóa đơn giúp hệ thống hóa đơn Viettel tự động gửi hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi ký số. Đây là bước quan trọng để đảm bảo khách hàng nhận hóa đơn nhanh chóng, tránh thất lạc, giảm thao tác thủ công cho kế toán.
Khi anh chị gửi HD cho bên mua hệ thống báo "Bạn chưa cấu hình Email !", Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết cách cấu hình email cho hóa đơn điện tử Viettel trên hệ thống S-Invoice, hỗ trợ đầy đủ các loại email: Gmail, email doanh nghiệp, email theo tên miền.
Trước khi bắt đầu, bạn cần chuẩn bị:
1. Một tài khoản email dùng để gửi hóa đơn
– Gmail cá nhân hoặc mail của CTY đều được
2. Các thông số SMTP của email như : Link Server Mail, Cổng kết nối và loại bảo mật của Server Mail
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) là thông tin hệ thống cần để gửi email. Nếu dùng Gmail sẽ có bộ thông số chuẩn; nếu dùng email công ty bạn lấy trong cPanel hoặc từ nhà cung cấp.
1. Mail Server khác
Anh chị điền các trường có dấu sao màu đỏ (bắt buộc)
- Tên cấu hình: anh chị tự đặt
- Địa chỉ server: anh chị điền địa chỉ server của mail (server mail của gmail là: smtp.gmail.com)
- Mật khẩu: mật khẩu của mail
- Địa chỉ mail: anh chị điền địa chỉ mail muốn cấu hình
- Cổng: hay còn gọi là Port kết nối qua server mail
- Loại bảo mật: theo tiêu chuẩn của server mail
Các trường khác để mặc định
2. Gmail (mail google)
Đối với Gmail thì các bước cấu hình tương tự như Mail Sever nhưng không thể điền mật khẩu gốc của Gmail vào mà phải dùng mật khẩu ứng dụng riêng biệt
Bước 1: Đăng nhập vào gmail muốn cấu hình, sau đó bấm vào ảnh đại diện gmail trến góc phải phí trên sau đó vào Quản lý Tài khoản Google của bạn
Bước 2: Bấm vào "Bảo mật và đăng nhập" sau đó xem "Xác minh 2 bước" tắt thì phải bật lên, nếu đã bật thì qua Bước 4
Bước 3: Bật xác minh 2 bước
Bước 4: Sau khi bật Xác minh 2 bước, thì chúng ta vào "Bảo mật và đăng nhập" sau đó bấm vào ô tìm kiếm phía trên nhập từ khóa và bấm vào "Mật khẩu ứng dụng"
Bước 5: Nhập Tên ứng dụng sau đó bấm Tạo
Bước 6: Paste mật khẩu đã copy ở Bước 5 vào sau đó bấm Cập nhật
Sau khi điền đầy đủ bấm nút "Cập nhật" sẽ phát sinh 2 trường hợp:
-Trường hợp 1: Lỗi, cấu hình thất bại => xem lại 4 trường: Mật khẩu mail, Server mail, Cổng/port, Loại bảo mật có đúng không!
-Trường hợp 2: Cấu hình thành công => sang bước tiếp theo
Bước 1: Bấm vào Biểu mẫu mail sau đó bấm + Thêm mới
Bước 2: Cấu hình nội dung và tiêu đề mail (có thể chỉnh theo ý mình)
- Điền Tên mẫu email
- Điền Tiêu đề mail
- Sử dụng: Chọn "Cho cả doanh nghiệp"
- Trạng thái: Chọn "Hoạt động"
=> Bấm Ghi lại
- Nên dùng email theo tên miền công ty để chuyên nghiệp
- Có thể chỉnh lại nội dung mail khi cấu hình
- Khi lập HD có điền mail bên mua thì hệ thống sẽ tự động gửi HD sau khi phát hành
- Thực hiện cấu hình email gửi hóa đơn Viettel nên CC mail để theo dõi
- Hạn chế dùng Gmail cá nhân cho doanh nghiệp vì dễ vào danh sách spam
Việc cấu hình email gửi hóa đơn Viettel khá đơn giản nhưng rất quan trọng để đảm bảo khách hàng nhận hóa đơn đúng thời điểm. Bạn chỉ cần chuẩn bị đúng thông tin SMTP và thực hiện theo các bước là có thể hoàn tất trong vài phút.
I. Chuẩn bị trước khi cấu hình Email gửi hóa đơn Viettel
Trước khi bắt đầu, bạn cần chuẩn bị:
1. Một tài khoản email dùng để gửi hóa đơn
– Gmail cá nhân hoặc mail của CTY đều được
2. Các thông số SMTP của email như : Link Server Mail, Cổng kết nối và loại bảo mật của Server Mail
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) là thông tin hệ thống cần để gửi email. Nếu dùng Gmail sẽ có bộ thông số chuẩn; nếu dùng email công ty bạn lấy trong cPanel hoặc từ nhà cung cấp.
II. Cấu hình Email
1. Mail Server khác
Anh chị điền các trường có dấu sao màu đỏ (bắt buộc)
- Tên cấu hình: anh chị tự đặt
- Địa chỉ server: anh chị điền địa chỉ server của mail (server mail của gmail là: smtp.gmail.com)
- Mật khẩu: mật khẩu của mail
- Địa chỉ mail: anh chị điền địa chỉ mail muốn cấu hình
- Cổng: hay còn gọi là Port kết nối qua server mail
- Loại bảo mật: theo tiêu chuẩn của server mail
Các trường khác để mặc định
2. Gmail (mail google)
Đối với Gmail thì các bước cấu hình tương tự như Mail Sever nhưng không thể điền mật khẩu gốc của Gmail vào mà phải dùng mật khẩu ứng dụng riêng biệt
Bước 1: Đăng nhập vào gmail muốn cấu hình, sau đó bấm vào ảnh đại diện gmail trến góc phải phí trên sau đó vào Quản lý Tài khoản Google của bạn
-Trường hợp 1: Lỗi, cấu hình thất bại => xem lại 4 trường: Mật khẩu mail, Server mail, Cổng/port, Loại bảo mật có đúng không!
-Trường hợp 2: Cấu hình thành công => sang bước tiếp theo
III. Biểu mẫu email
Bước 1: Bấm vào Biểu mẫu mail sau đó bấm + Thêm mới
- Điền Tiêu đề mail
- Sử dụng: Chọn "Cho cả doanh nghiệp"
- Trạng thái: Chọn "Hoạt động"
=> Bấm Ghi lại
IV. Lời khuyên khi cấu hình email gửi hóa đơn
- Nên dùng email theo tên miền công ty để chuyên nghiệp
- Có thể chỉnh lại nội dung mail khi cấu hình
- Khi lập HD có điền mail bên mua thì hệ thống sẽ tự động gửi HD sau khi phát hành
- Thực hiện cấu hình email gửi hóa đơn Viettel nên CC mail để theo dõi
- Hạn chế dùng Gmail cá nhân cho doanh nghiệp vì dễ vào danh sách spam
V. Kết luận
Việc cấu hình email gửi hóa đơn Viettel khá đơn giản nhưng rất quan trọng để đảm bảo khách hàng nhận hóa đơn đúng thời điểm. Bạn chỉ cần chuẩn bị đúng thông tin SMTP và thực hiện theo các bước là có thể hoàn tất trong vài phút.
