Thiết lập QR Code thanh toán trên hóa đơn Viettel Sinvoice

Mục lục

1. Thiết lập QR Code thanh toán trên hóa đơn Viettel SInvoice đơn giản và nhanh chóng

a. QR Code thanh toán trên hóa đơn Viettel SInvoice là gì?

- Trong xu hướng chuyển đổi số hiện nay, việc tích hợp QR Code thanh toán trực tiếp trên hóa đơn điện tử đang trở thành lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp. Với hóa đơn điện tử Viettel SInvoice, doanh nghiệp có thể hiển thị mã QR chứa thông tin thanh toán ngay trên hóa đơn, giúp khách hàng quét mã và chuyển khoản chỉ trong vài giây.
- SInvoice là giải pháp hóa đơn điện tử do Viettel phát triển, hỗ trợ doanh nghiệp khởi tạo, phát hành, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử trên môi trường số.

b. Lợi ích khi sử dụng QR Code thanh toán trên hóa đơn điện tử

Việc bổ sung mã QR thanh toán trên hóa đơn mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
- Thanh toán nhanh chóng, nâng cao trải nghiệm khách hàng
- Khách hàng chỉ cần mở ứng dụng ngân hàng hoặc ví điện tử, quét mã QR trên hóa đơn là có thể thực hiện giao dịch ngay lập tức mà không cần nhập số tài khoản, nội dung chuyển khoản hay số tiền.
- Giảm sai sót khi chuyển khoản, rút ngắn thời gian thu hồi công nợ
- Thông tin thanh toán được mã hóa sẵn trong QR Code giúp hạn chế tình trạng chuyển sai số tài khoản hoặc nhập thiếu nội dung thanh toán.
- Tăng tỷ lệ thanh toán đúng hạn, giảm sai sót khi nhập thông tin chuyển khoản thủ công.
- Khi quy trình thanh toán trở nên đơn giản hơn, khách hàng có xu hướng hoàn tất giao dịch nhanh hơn, giúp doanh nghiệp cải thiện dòng tiền và giảm công nợ tồn đọng.
- Hóa đơn điện tử tích hợp QR Code tạo ấn tượng hiện đại, nâng cao tính chuyên nghiệp và phù hợp với xu hướng thanh toán không tiền mặt hiện nay.

c. Điều kiện để thiết lập QR Code thanh toán trên Viettel SInvoice

Trước khi cấu hình QR Code thanh toán, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Tài khoản đăng nhập hệ thống SInvoice.
- Thông tin tài khoản ngân hàng nhận thanh toán.
- Tên chủ tài khoản chính xác.
- Ngân hàng nhận tiền.

2. Hướng dẫn thiết lập QR Code thanh toán trên hóa đơn Viettel SInvoice

Bước 1:

Khởi tạo mẫu hóa đơn có Mã QR code loại QR thanh toán động.
Bấm vào Quản lý phát hành chọn Thông tin phát hành sau đó chọn mục số 3 Mẫu hóa đơn
- Đối với mẫu hóa đơn thường (1.4): Chọn "Thêm mới"
- Đối với mẫu hóa đơn tự cấu hình (1.5): Chọn "Thêm mới mẫu tự cấu hình"

- Với những mẫu hóa đơn đang hoạt động, người dùng chọn biểu tượng cây bút (1.6) và tiếp tục đến bước kế tiếp.

Bước 2:

Tại màn hình thêm mới, lựa chọn loại Mã QR code “QR thanh toán động (không đối soát)”

Lưu ý:
- QR thanh toán (tự động đối soát): Là loại QR hỗ trợ luồng đối soát với ngân hàng (hiện tại đang hỗ trợ MB và Sacombank). Khách hàng cần ký hợp đồng thu hộ với ngân hàng để sử dụng loại QR này.
- QR thanh toán (không đối soát): Là loại QR mới nâng cấp được hướng dẫn ở bài đăng này. Không có luồng đối soát với ngân hàng, khách hàng có thể sử dụng ngay, không cần ký hợp đồng với ngân hàng. Hỗ trợ tất cả các ngân hàng của hệ thống NAPAS hiện tại.

Bước 3:

Lựa chọn ngân hàng nhận tiền, số tài khoản nhận tiền và nội dung chuyển khoản (nếu có). Sau đó lưu lại mẫu hóa đơn.

Bước 4:

Hóa đơn ứng với mẫu hóa đơn đã được thiết lập QR thanh toán động sẽ hiển thị QR thanh toán với tài khoản, ngân hàng, nội dung chuyển khoản đã cài đặt, và số tiền chuyển khoản là tổng tiền thanh toán của hóa đơn. QR thanh toán sẽ hiển thị khi xem/ xem trước hóa đơn nháp, hóa đơn phát hành.

Lưu ý:
- Trường hợp tổng số tiền thanh toán là số thập phân, số tiền chuyển khoản trong mã QR sẽ mặc định bỏ phần thập phân.
- Trường hợp hóa đơn có sử dụng ngoại tệ thì số tiền chuyển khoản trong mã QR sẽ là số tiền quy đổi sang VNĐ theo tỷ giá.

Bước 5:

Kiểm tra thực tế
Phát hành một hóa đơn thử nghiệm và sử dụng ứng dụng ngân hàng để quét QR Code.
Sau khi quét QR Code trên hóa đơn

3. Một số lưu ý khi sử dụng QR Code thanh toán

a. Để QR Code hoạt động ổn định và mang lại hiệu quả cao, doanh nghiệp nên:

- Sử dụng tài khoản ngân hàng chính thức của công ty.
- Kiểm tra định kỳ thông tin tài khoản nhận tiền.
- Đảm bảo QR Code được hiển thị rõ ràng trên hóa đơn PDF.
- Hướng dẫn khách hàng quét mã khi gửi hóa đơn qua email.
- Thực hiện kiểm tra sau mỗi lần thay đổi mẫu hóa đơn.
- Các lỗi thường gặp khi thiết lập QR Code thanh toán
- QR Code không hiển thị trên hóa đơn

b. Các nguyên nhân cấu hình không hiển thị QR code hoặc quét mã không thành công

- Mẫu hóa đơn cũ chưa được cập nhật hoặc chưa kích hoạt tính năng hiển thị QR Code.
=> Liên hệ tổng đài 18008000 phím 1 (miễn phí cước gọi) để được hỗ trợ chỉnh sửa mẫu
- Quét mã nhưng không ra thông tin ngân hàng
=> Do khai báo sai số tài khoản hoặc hệ thống chưa lưu cấu hình mới.
Cần kiểm tra lại quy tắc tạo nội dung thanh toán và các trường dữ liệu được liên kết với QR Code.

c. Doanh nghiệp nên thiết lập QR Code thanh toán trên hóa đơn Viettel SInvoice?

- Thiết lập QR Code thanh toán trên hóa đơn Viettel SInvoice là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình thu tiền, giảm sai sót trong thanh toán và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Chỉ với vài bước cấu hình đơn giản, doanh nghiệp có thể tích hợp thanh toán không tiền mặt trực tiếp trên hóa đơn điện tử, góp phần thúc đẩy chuyển đổi số trong hoạt động kinh doanh.
- Nếu doanh nghiệp đang sử dụng Viettel SInvoice, việc triển khai QR Code thanh toán là một tính năng đáng cân nhắc để tăng hiệu quả quản lý công nợ và rút ngắn thời gian thanh toán từ khách hàng.