Điều chỉnh, Thay thế cho nhiều hóa đơn lập sai Sinvoice Viettel

Mục lục

1. Thông tư, nghị định liên quan lập điều chỉnh, Thay thế cho nhiều hóa đơn

Căn cứ khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót như sau:

Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử
1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:
a) Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:
b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu
...

Như vậy, Bên bán chỉ cần lập 1 hóa đơn để điều chỉnh, thay thế cho nhiều hóa đơn sai sót của cùng bên mua trong cùng một tháng thay vì lập nhiều hóa đơn thay thế như trước đây, giúp người dùng tiếp kiệm thời gian

2. Hướng dẫn lập điều chỉnh, Thay thế cho nhiều hóa đơn lập sai trên Sinvoice Viettel

Bước 1:

Anh chị bấm vào "Hóa đơn hóa đơn" chọn "Hóa đơn chưa phát hành" chọn "Tiện ích" ở bước 1.4 (ảnh trên) có 3 sự lựa chọn:
- "Thay thế nhiều hóa đơn"
- "Điều chỉnh tiền nhiều hóa đơn"
- "Điều chỉnh thông tin nhiều hóa đơn"
Tùy vào tình huống mà anh chị áp dụng 1 trong 3
Ở bài viết này S-Invoice hướng dẫn anh chị "Thay thế nhiều hóa đơn"

Bước 2:

- Nhập thông tin các trường có dấu sao màu đỏ (*) bắt buộc điền ở bước 2.1 (hình trên), sau đó bấm "Tìm kiếm" để tìm tất cả các hóa đơn đã xuất cho cùng 1 người mua trong khoảng thời gian đã điền
- Sau đó chọn các hóa đơn muốn thay thế ở bước 2.3
- Cuối cùng bấm "Tiếp tục"

Lưu ý (Tuân theo điều 19, nghị định 70):
* Chỉ được chọn 1 đơn vị bên mua
* Chỉ được chọn 1 mẫu và 1 ký hiệu hóa đơn (Chỉ áp dụng mẫu hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT, không hỗ trợ mẫu hóa đơn máy tính tiền).
* Chỉ được chọn trong cùng một tháng
* Chỉ được chọn các hóa đơn có cùng đơn vị tiền tệ

Bước 3:

- "Số bảng kê" và "Ngày bảng kê" anh chị để mặc định hoặc có thể sửa lại
- Anh chị điền "Lý do" sai sót ở bước 3.1 (hình trên)
- Ở bước 3.2 anh chị có thể điền hoặc bỏ trống tất cả các cột "Thông tin hóa đơn sau điều chỉnh/thay thế" (riêng cột "Tên hàng hóa, dịch vụ" bắt buộc phải điền)
- Các cột "Tổng tiền chênh lệch" có thể chỉnh sửa nhưng tốt nhất để hệ thống tự tính anh chị không nên tác động
- Sau đó bấm "Tiếp tục"

Bước 4:

- Anh chị nhập đủ trường bắt buộc (*), kiểm tra thông tin bên bán và bên mua đúng rồi thì bấm "Tiếp tục"

* Trong trường hợp bên bán và bên mua đã ký biên bản điều chỉnh, thay thế trước đó hoặc muốn làm mẫu biên bản khác hệ thống thì anh chị có thể bỏ qua bước này bằng cách tích chọn vào ô
"Sử dụng biên bản thỏa thuận ngoài hệ thống" sau đó bấm "Tiếp tục" để bỏ qua

Bước 5:

* Tại mục THÔNG TIN KHÁCH HÀNG (hình trên) hệ thống tự lấy theo thông tin khách hàng của hóa đơn đầu tiên đã chọn ở bước 2, nếu thông tin không đúng anh chị có thể sửa lại
- Xem bảng kê: Cho xem lại bảng kê và trạng thái bảng kê ở cột Bảng kê điều chỉnh thay thế hóa đơn tại màn danh sách hóa đơn chưa phát hành.

* Tại mục CHI TIẾT HÓA ĐƠN (hình trên)
- Anh chị điền % thuế suất
- Sau đó bấm Lập hóa đơn nháp

* Tính chất: Hệ thống chỉ định tính chất là hàng hóa
* Tên hàng hóa: Hệ thống hiển thị theo cú pháp Thay hóa đơn theo bảng kê số “Số bảng kê thay thế” ngày “Ngày bảng kê thay thế”
* Thành tiền: Hệ thống lấy tổng thành tiền sau điều chỉnh, thay thế
* Thông tin thanh toán:

+ Tổng tiền hàng : Lấy tổng tiền trước thuế sau điều chỉnh/thay thế ở bước 3.2
+ Chiết khấu trước thuế: Lấy tổng tiền chiết khấu sau điều chỉnh/thay thế ở bước 3.2
+ Tổng tiền thuế: Lấy tổng thuế sau điều chỉnh/thay thế ở bước 3.2
+ Tổng tiền sau thuế: Lấy tổng tiền sau thuế sau điều chỉnh/thay thế ở bước 3.2

=> Giải thích chức năng các nút (button):
-

: Lập nháp HD thay thế, điều chỉnh cho nhiều hóa đơn
-

: Lưu hóa đơn nháp + Ký biên bản thỏa thuận và bảng kê.
-

: Lưu hóa đơn nháp + Ký biên bản thỏa thuận và bảng kê + gửi cho người mua (Sau khi bấm vào nút này bảng thông báo (hình dưới) show ra => anh chị điền Tên người nhận và Email người nhận để gửi bảng kê và BB thỏa thuận qua mail đã điền)